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申报材料等文档撰写规范

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邮箱里收到全系几十份优秀团员(团干)申报材料,材料名称多数皆为:“个人事迹”、“优秀团员申报表”,部分邮件从标题到正文,看不出是哪个班级的哪个同学发来的。更有甚者,直接在邮件正文里写个人事迹,没有合理的分段,没有排版,邮件标题:无主题……这些都是优秀团员、优秀团干啊,不是初次接触电脑,初次给人发邮件吧……我的承受能力经受无数次的考验。冷静,深呼吸……

 烦躁之余,列个此类材料撰写的一般要求吧,希望能起到“格式刷”的作用。

 申报材料撰写的基本要求:

 1、材料应有标题,可以设主、副标题,格式居中。标题一般可采用黑体,主标题字号略大,可用三号,副标题略小一些。可以根据字数多少和版面布局作适当调整。

 标题样例:张三同学“优秀团干部”申报材料;因为付出,所以快乐——09新闻本1李四“雷锋奖”申报材料;……诸如此类。

 2、正文要求:宋体,小四,1.5倍行距,段落首行缩进2个字符。也可根据字数和版面需要,作适当调整。

 3、标点符号应为中文(全角)状态下输入,如“、,。《》——……”而非英文半角状态,如,.”” 省略号不能打成。。。。。

 4、规范书写数字,正确区分使用汉字与阿拉伯数字的情况。同一词汇在同一篇文档中书写应统一,根据我校文档样式,年级和班级一般使用阿拉伯数字,例如:09新闻本科1班,填表时,“年级”栏一般写“09(级)”,而不写“大一”。年份一般应写完整,如2012年,不要简写成12年。

 5、评优评先的申报材料一般使用第三人称写,正文语言不应过于口语化。如果是要求提交个人小结、自荐材料,则用第一人称。

 6、申报材料一般采用“总—分—总”布局,正文部分首先简要介绍姓名、年级专业班级、担任职务等基本信息。

 7、先进事迹、个人小结等文档采用word程序撰写(后缀.doc),而非记事本(.txt),按照规范对文字、段落等进行排版。

 8、如果是从网上下载的表格(模板),填写完个人信息后,保存时文档应重命名,可以按“班级-姓名-申报项目”格式命名,如“09新闻本1-张三-优秀团员申报材料”。文件名中应包含个人信息,以区别于他人,从而便于接收方快捷地处理附件。

 9、如是发送邮件,应将文档以附件发送,而非在邮件正文中直接撰写申报材料。

 10、曾获荣誉填写样例,仅供参考:

 2012年9月 获 上海建桥学院 军训“优秀学员”称号

 2012—2012学年 获 文化传播系 “优秀学生干部”称号

 2012年度获 校“弘扬雷锋精神优秀学生”铜质奖章

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