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各种公文格式要求

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各种公文格式要求

公文写作必备要点

一、公文的特点与形式

1、 公文的特点

公文,也称公务文件,是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定 效用的信息记录,其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有:?由法定作者 制发;?具有法定的现实执行效用;?具有规范的体式;?履行法定的程序

2、 行政公文规范依据

根据中共中央办公厅1996年5月3日发布、自发布之日起施行的《中国GCD 机关公文处理条例》规定,党的机关公文种类主要有决议、决定、指示、意见、通 知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要14种;

国务院2000年8月24日发布、自2001年1月1日起施行的《国家行政机关 公文处理办法》规定,国家行政机关公文种类主要有命令(令)、决定、公告、通 告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种。

3、 根据不同的标准,公文可从不同角度进行如下分类:

根据形成和作用的公务活动领域,公文可分为通用公文和专用公文两类;

根据内容涉及国家秘密的程度,公文可分为对外公开、限国内公开、内部 使用、秘密、机密、绝密六类;

根据行文方向,公文可分为上行文、下行文、平行文三类;

根据内容的性质,公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请 性、商洽性、证明性公文;

根据处理时限的要求,公文可分为平件、急件、特急件三类;

根据来源,在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。

4、政府系统的通用公文文种

规范性文件(三种):条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规 定,国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”;规定。用于对某一方面 的行政工作作部分的规定;办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

领导指导性文件(六种):命令。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章; 宣布实行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定;决定。

 用于对重要事项或重大行动作出安排;指示。用于对下级机关布置匸作,阐明工作 活动的指导原则;批复。用于答复下级机关的请示事项;通知。用于批转下级机关的 公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有 关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部;通报。用于表彰先进,批评 错误,传达重要精神或情况。

公布性文件(二种):公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通告。

 用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

陈述呈请性文件(四种):议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代 表大会或其常务委员会提请审议事项。请示。用于向上级机关请求指示、批准。报 告。用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者

建议,答复上级机关的询问。调查报告。用于反映调查研究的成果,揭示事物 的真相与规律。

商洽性文件:函。用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题;向有 关主管部门请求批准等。

会议文件:会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。6、党政机关 的通用公文文体

规范性文件(2):条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和 党员行为的规章制度。规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行 为规范。

领导指导性文件(6):决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。决定。

用于对重要事项作出决策和安排。指示。用于对下级机关布置工作,提出开展工作 的原则和要求。意见。对于重要问题提出见解和处理办法。通知。用于发布党内法 规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转 下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。通 报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。批复。用于答复下 级机关的请示。

公布性文件:公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。

陈述呈请情文件:报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,

答复上级机关的询问。请示。用于向上级机关请求指示、批准。

商洽性工作:函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关 系的有关主管部门请求批准等。

会议文件:会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。

公文文体与结构常识

应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格 式的规范性。

公文属于特殊应用文,其区别于一般应用文的特殊性特征表现为:被强制性规 定采用白话文形式;兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。

公文的基本组成部分有:标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

公文的其他组成部分有:文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主 送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。印章或签署均为证实公 文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

二、公文文体与结构常识

(一)、公文的格式

1(眉首部分眉首部分乂称文头部分在行政机关公文首页,置于红色反线以上 的各要素统称眉首。眉首部分通常山公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程 度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。

公文份数序号。是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标 识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。一般适用于比较重 要的公文。

秘密等级和保密期限。秘密文件要注明密级,不涉及保密内容的普通文

件,没有这个项公文需要标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上 角笫1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字, 顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用

“?”隔开。

紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的限度。公文如需标识紧急 程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角笫1行,两字之间空1字;如需同时 标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角笫1行,紧急程度顶格 标识在版心右上角笫2行。

发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件” 组成。如“XX省人民政府文件”;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规 范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘有25mm。对于上报的公文,发文机 关标识上边缘至版心上边缘为80mmo发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色 标识。字号由发文机关以醒LI美观为原则酌定,但最大不能等于或大于 22mmX15mm.3联合行文时应使用主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名 称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

(5) 发文字号。发文字号乂称公文编号,是发文机关同一年度公文排列的顺序 号,由发文机关代字、年份和序号组成,如国务院文件“国发[2004]3号”中,

“国发”是发文机关代字,“2004”是发文年份,“3号”为文件序号,表明这份 文件是国务院在2004年度制发的第3号文件。如果一个机关的文件数量较多,还 可以在发文字号中加上一个类别标志,反映文件的业务内容或归宿。儿个机关联合 行文,只注明主办机关的发文字号即可。发文字号应在发文机关标识下空2行,用 3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括 号“”插入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

(6) 签发人。签发人是指代表机关签发公文意见的领导人姓名。上报的公文需 标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居 右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标 识签发人姓名。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于笫1行,其他签发人姓 名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反 线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm。

公文的格式

2(主体部分

主体部分乂称行文部分,这一部分是指红色反线(不含)以下至主题词(不含)之 间各要素的统称。主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、 公文生效标识、附注等要素组成。

标题。公文标题一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。它位于公 文首页红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行 时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。公文标题除法规、规章名称等可加书 名号外,一般不用标点符号。在撰写公文标题时,发文机关名称要写全称或规范化 简称,如果文件首页有发文机关标识,其标题可省略发文机关名称。事III是标题的 主题部分,应准确、简炼地概括公文的主要内容。文种是公文的种类名称,用以概 括揭示公文的性质与制发的H的。公文的标题通常有四种形式:一是发文机关名 称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。二是事由和文种两个要素构成的公 文标题。三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。四是只标明文种 的公文标题。

主送机关。主送机关是负有公文主要处理责任的受文机关。主送机关名称 应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关,如需要同时报 送另一上级机关,可用抄送形式。下行文可以有若干机关。有些公文,如周知性公 文可以省略此项。主送机关的书写位置是:标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋字 标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多 而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下,抄送 之上,标识方法同抄送。

正文。正文是公文的核心部分,用来表达公文的具体内容,体现发文机关 的意图。

正文的结构一般山开头、主体和结尾三部分组成。开头部分用简洁的语言写明 发文的依据、□的或原因等。主体部分是正文的核心,主要写明公文的内容或事 项,做到重点突出,意见具体、明确,叙述有条理。结尾部分根据文种和行文关系 的不同有不同的写法。这一部分后面将结合具体文例加以介绍。公文正文的书写位

置是:主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回 行。

附件。附件是公文的附属材料。有的附件是一些文字材料,有的附件是实 物如照片、图表等,应当注明所附材料的名称,件数。附件是为了避免正文过长的 内容隔裂而附,对正文起说明、注释、补充、证明和参考作用。有的公文,附件是 文件的主体内容,正文仅起批准、发布和按语的作用。许多法规性文件就是这样。

 公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒 号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1. X X X X X ”);附件名称后 不加标点符号。附件应与公文一起装

订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序 号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

成文日期。公文成文日期一般以机关负责人签发的日期为准;法规、规章类 公文以依法批准的时间为准;联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准。

成文日期要用汉字标注,并将年、月、日标全,“零”写为“0”。

公文生效标识。公章是公文生效的标志。单一机关制发的公文在落款处不 署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文 2?、4?,端正、居中下压成文时间,印章用红色。当印章下弧无文字时,采用下套 方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章 中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右 各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。只能采用同种 加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切,相距不超过3mm。

 当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止岀现空白印章,应将各发文机关名称 (可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章, 两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交 或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

附注。附注是指需要附加说明的事项。如需解释的名词术语,或者是公文 发送范围和阅读、传达对象等。公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆 括号标识在成文时间下一行。

3(版记部分。

版记部分乂称文尾部分,通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时 间、版记中的反线、版记的位置等要素组成。

主题词。主题词是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词 组。标引主题词时,顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文 件内容的词,后标反映文件形式的词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类 属词时,可在类别词中选择适当的词标引。使用的主题词不得超出主题词表的范 围。每份文件的主题词,最多不超过5个词组。上报的文件,应当按照上级机关的 要求标注主题词。“主题词”用3号黑体、居左顶格标识,后标全角冒号;词口用 3号小标宋体字;词日之间空1字。

公文的格式和行文规则

抄送机关。抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机 关。标注抄送机关,应当使用该机关全称或规范简称、统称。一份公文要不要抄 送,抄送给什么样的机关都要从实际需要出发,既不要滥抄滥送,也不应漏抄漏 送,以免产生不利的影响。

公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后 标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主 送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。

(3) 印发机关和印发时间。公文的印制工作一般山发文的具体办公部门承担。

 印发时间不同于发文时间,这是指公文开印的具体时间。印发机关时间位于抄送机 关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关在左空

1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日

期为准,用阿拉伯数码标识。

(4) 版记中的反线。版记中的反线是指版记中各要素之下都要加一条反线,相 互隔开,宽度同版心。

(5) 版记的位置。版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一 行。

公文的格式和行文规则

4、公文的印装规格

(1) 公文用纸的规格

公文用纸要采用国际标准A4型纸,其成品幅面尺寸为297mmX210mm(长X 宽)。公文用纸的页边(留空处)与版心的具体尺寸为:公文用纸天头(上白边) 为公文用纸订口(左白边)为版心尺寸为:156mmX225mm(不 含页码)

(2) 公文排版的规格和要求。正文用3号仿宋体字,一般每面排22行(以3号 字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行),每行排28个字。要做到版面干净无 底灰,字迹清楚无断划,尺寸合乎标准,版心不斜,误差不超过1mm。

(3) 印刷要求。公文应双面印刷,页码要套正,两面误差不得超过2mm。黑色油 墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%, M80%o印品着墨实、 均匀;字面不花、不白,无断划。公文中未作特殊说明的图文项目,颜色均为黑 色。

装订要求公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背 平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两

钉钉锯,外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差?4mmo平订钉锯与书脊的距离 为 3mm"5mm

四、公文处理

公文处理的基本原则

法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。

⑵实事求是原则;⑶全面及时原则;⑷时效原则;⑸集中统一原则;⑹党政分工 原则;(7)保密原则;(8)简化原则

收文处理的一般过程

公文的收受与分流:签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手 续后,收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式;外收文登记。由外收发人员 在完成签收工作后,对收文情况做简要记载;启封。外收文登记完成后,统一交山 内收发人员,统一启封或径送有关领导亲启;内收文登记。由内收发人员对收文情 况做详细记载;分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理; 摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、 汇集有关数据资料。

办理收文:拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见,供有关 领导审核定夺。批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。承办。有关工作人 员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。注办。由承办人签注公文承办情况, 以备忘待查。

公文处理

组织传阅与催办查办:组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。催 办。山公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。

查办。III公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核 查协办工作。

处置办毕公文:包括:阅卷归档、清退、暂存、销毁。公文处理

发文处理程序与方法

文稿形成:拟稿。撰拟公文文稿;会商。当公文内容涉及其他有关同级或不 相隶属机关或部门的职权范围,需征得其同意和协助;核稿。文稿在送交有关领导 签发或会议通过前,由专人进行全面核查;签发。指山机关领导人或被授以专门权 限的部门负责人对文稿终审核准之后,批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作 程序的不同,签发分为正签、代签、核签、会签等数种。

公文的制作:注发。定稿形成后,批注缮写印发要求的活动,以使签发意见 进一步具体化、技术化:缮印。制作供对外发出的公文:用印或签署。在印毕的公文 上盖发文机关公章,或请有关领导签名。

公文的对外传递:分装。按规定具体拣配和封装公文。发出。将分装完毕的 公文以适当的方式发给受文者。

处置办毕公文:包括:阅卷归档、暂存、销毁。

公文销毁的方式和范围

销毁的主要方式有:焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带)

以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续:山文书部门组织对公文进行鉴定; 确认应销毁后逐文逐件核定造册;呈请本机关或上级机关有关领导

审定批准;获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。

五、公文写作要求

公文写作的基本要求:合法、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完 整、清晰、耐久。

行文规则

二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是有上级机关交办并指 定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的 机关职权范圉的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。

党的机关与行政机关相互行文规定:行政机关不能迳向党的组织发布指令性公 文,一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。

(三)写作的语言运用

公文语言的特点:庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。

公文中需用历史年号时,要先标出公历年份,再注历史年号并加圆括号,如 1912年(民国元年)。

数量表示时,表示增加时用倍数或分数,表示减少时只能用分数。公文写作 的语言

只要有一定的阅读经验都能明显地感觉到,公文的语言与其他文体的语言有较 大的差异。

对于一个民族来说,不管写作什么文章,似乎使用的语言都是一样的。还是那 些字和单同,还是那样的语法,为什么写出来的文章却属于不同的体

式呢,这不仅是因为内容的不同,还在于语言体式的不同。文学创作使用反常 化的语言,要对实用语言“施加暴力”使它“扭曲”、“变形”,从而使语言产生 新异性。公务员写作则要使用实用性的语言,忠于每一个语同的同典意义。

文学语言是创造性语言,公文语言是规范性语言。

一、语言对公务员写作的意义

(一)语言是思想的物质外壳

马克思有一句话说:“语言是思想的直接现实。”思想属于人类意识的范畴, 是抽象的,不是现实。但是思想如果穿上语言的外衣,也就是说,借助于语言这个 物质外壳,它就可以转化为现实,可以传播出去进而影响别人。一篇表达某种认识 的文章是现实存在物,一段口头表达思想的语音也是现实存在物,是文字和语音把 思想固化了,物质化了,所以语言是思想的直接现实。

人们的思想,只有运用语言才能够确定,才能够物化,才能够传达和接受。进 一步说,人们离开了语言,根本没有办法进行逻辑思维。没有同语,无法确定概念; 没有句子,无法进行判断离开了概念和判断,推理更无从谈起。所以,离开了语言 的所谓“赤裸裸的思想”是不存在的

(二)公文需要严谨规范的语言

公文的语言是规范性语言,不如文学语言创造性强,这很容易给人一种误解, 觉得公文语言掌握起来比较容易。其实,公文语言和文学语言都需要具有高度的修 养。

周恩来1954年4月28日在日内瓦会议上发表的讲话,其中有一段被多

种写作教材引用,被认定为公文语言的楷模。我们可以通过这段文字来认识公 文对语言的要求有多么严格。

我们认为,美国这些侵略行动应该被制止,亚洲的和平应该得到保证,亚洲各 国的独立和主权应该得到尊重,亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障,对亚洲 各国内政的干步应该停止,在亚洲各国的外国军事基地应该撤除,驻在亚洲各国的 军队应该撤退,日本军国主义的复活应该防止,一切经济封锁和限制应该取消)

这段话运用了排比的修辞格,显得气势磅礴,很能显不正义的力量。从措同角 度看,这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近的语同:“制止、停止、防 止”,“保证、尊重、保障”,“撤除、撤退、取消”。这些语同都运用得极其精 确,以第一组为例:“制止”对应于侵略行动,“停止”对应于十涉内政,“防 止”对应于日本军国主义的复活,搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置,意义 就会产生一定的错乱

公文语言,可以说是一种循规蹈矩的语言。在同汇上,公文语言严格遵照其同 典意义;在造句上,公文语言严格遵循语法规则;在修辞上,公文语言只适当运用比 喻、对偶、排比、设问、反话等常规修辞格,而对夸张、通感、暗不等可使事物有 较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。这样可以保证公文的不同读者在理解上 能够趋向一致,不会因个人的创造性发挥而仁者见仁,智者见智。可以说,规范性 是公文能够得到有效贯彻落实的保障

(三)模式性

在公务员写作中,沿用一些固定的模式化语句和语同的现象比较常见,有些公 文用语甚至在关键之处必须使用。模式化语言对于别的文体来说可能是失败,而对 于公文来说却是一种必需。

公文的体式就是模式化的,每一种体式在写作中都有固定的套路,在套路的实 施过程中自然而然地形成了一些适宜这些套路的语言,沿用它们,方便、简洁、有 效。如“特此函复”这一说法,如果换用别的语言来表达,无论怎样努力都不可能 这样简练明自。

公文语言还有相当一部分是沿用(日语,如“来函收悉”、“敬请批复”等惯 用语,在我国世代相袭,已不知用了多少年。这样的套语有益无害,大家乐意袭 用,故意标新立异,反而不伦不类。因此,在公文中常常能见到一些文言同语,它 们已经自然地与现代汉语融为一体了。这是公文语言模式性的表现之一,不足为 怪。

三、公务员写作的语言要求

公务员写作的语言要求可用三个同概括:准确、简练、庄重。

(一)准确

认真辨析词义

西方有位作家说,要表现一个事物,只有一个名同是准确的;要描绘一种状 态,只有一个形容同是准确的;要说明一个动作,只有一个动同是准确的。写作的 主要工作之一,就是找到这一个准确的名同、形容同、动同。这话对于文学创作来 说未必适用,因为文学语言不循常规,而作家的创造性语言乂因其个性和素质的差 异各有特色,很难说哪个同语是绝对准确的。这话

用于公务员写作,倒是比较确切的。

在汉语中,有大量的意义相同或相近的同汇,称为同义同或近义同。其实,即 使是同义同,细细分辨起来还是有些微妙的差异。P(如,“优异”、“优秀”、

“优良”,这三个同粗看相近,细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽 动”,从动作的方向和力度上看并无差异,但感情色彩却很不相同。写作公文,必 须在同语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。

讲究语法和逻辑

公务员写作语言的规范性,体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。

 首先,句子成分要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成分。

 其中主语、谓语、宾语是主十成分,定语、状语、补语是辅助句子成分。对于每一 个句子来说,主十成分也不是必不可少的,但是省略有省略的规则,不能任意省略 和无故残缺。例如:“厂领导的做法,受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群 众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价, 少了主语,违反了语法规则,意义也不明自了。

其次,句子中同语之间的搭配要恰当。同语相互搭配在一起,必须符合事理和 习惯,否则就是不通。如:“这种精神充满了各个丰寸庄,开遍了全乡的各个角 落”精神无形,说它充满了某一空间,已经十分勉强,乂说它开遍了各个角落,更 是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”,才算通顺。

其三,造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题,却出现了种属概念并 列、自相矛盾等逻辑错误。如:''他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是 青年的一部分,团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本

上纳人了计划轨道。”“所有”表不全部,“基本”表不不完全,它们表述的 意义产生了矛盾,读者不知道哪个同语表达的意义是可信的,就会无所适从。

(二)简练

1?用语精确,以一当十

在生活中我们都有这样的体会:有时一两个同句,就能把要说的意思清楚完整 地表达出来;有时,说了很多话,要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说,人类 创造的成熟的语言,足以表达人类的常规的思想和情感;至于文学作品中那些复杂 微妙的心境,有时只可意会、不可言传,只能借形象曲折地加以表现,在公务写作 中是不常出现的。公务写作中之所以有用语繁多意思仍不明自的情况,多半是由于 用语不精确,只好增加语句去弥补,结果反而是"言愈多而理愈乱”。

2.尽量使用短句

汉语写作,短句较多,这是我们的民族传统。“五四”时期,现代汉语的书面 语言还不成熟,不少作家借鉴欧化的句法来写文章,句子写得长长的,句子内部的 成分多多的,阅读起来虽别有风味,读者却常常需要再三反复,才能弄明自句子复 杂的含义。这种现象现在已经很少了。还是著名作家老舍的做法值得肯定。他说, 他写文章,总喜欢写短句子,七八个字一句,11个字左右一句。他认为,这样 写,读者好读,意思也简练明自。有人统计过他的名篇《济南的冬天》,说其中超 过11个字的句子只有6句,超过14个字的句子只有两句。请看下面的文句:看 吧,由澄清的河水慢慢往上看吧,空中,半空中,天上,自上而下全是那么清亮, 那么蓝汪汪的,整个的是块空灵的蓝水晶(这块水晶里,包着红屋顶,黃草山,像 地毯上的小团的花,小灰色

的树影;这就是冬天的济南)。

老舍用这样的短句,写出了多么精致而优美的文章!公文与文学虽然是不同质 的语言,但基本道理是相通的。为了做到简练,我们的公务写作不妨学学老舍。

适当釆用文言词语

“五四”新文化运动废除文言,提侣自话。但文言中一些有生命力的同汇仍保 留下来,为我们的现代写作所常用。在公务写作中,这样的例子似乎更好找。譬如 "来函收悉”四个字,要换成“来信收到,内容尽知”,文字多了一倍,意思却一 点也没增加。而且这还不是真正的自话要换成“你们的来信我们收到了,其中的内 容经过阅读都已明自了”,才是真正的自话,那岂不是大煞风景,

运用文言同语,要注意不得生呑活剥,食古不化,要适当、活用、自然、流 畅。建国初期,周恩来撰写的一个指令,就是活用文言同语的典范:

查我国具有历史文化价值之文物图书,过去反动统治时代,往往官商匀结,盗 运出口,致使我国文化遗产蒙受莫大损失)今反动政权业已推翻,海陆运输均已畅 通,为防止此项文物图书继续失散起见,特制定“禁止文物图书出口暂行办法”, 随令颁发,希即转令所属遵照办理为要)

在这段文字中,古代文言和现代自话完美地结合在一起,简洁明了,自然流 畅,完全没有一味因袭的陈腐气。

(三)庄重

1?不做作,不生造

大方、庄重、朴实,是公文语言的基本风格。公文语言忌讳华丽、造作、

卖弄。鲁迅先生在《答北斗杂志社问》中曾提出“不生造除自己之外,谁也不 懂的形容同之类”。毛泽东在《反对党八股》中,也发表过类似的意见,说:“我 们'生造'的东西太多了,总之是'谁也不懂”在当前的公务员写作实践中,这种 现象还没有完全杜绝。

做作、生造的原因有两个:一个是虚荣心导致的错觉,以为语言越新异越能显 不作者的才华,于是生硬地造出一些自以为高超的新同来,向别人炫耀。另一个原 因,是对同语的运用还没有达到得心应手的程度,对其含义还不能准确辨析。只要 端正文风,刻苦学习,这些毛病并不难克服

2.不溢美,不虚饰

溢美、虚饰,也是公文语言的大忌。例如,表扬一个医生医术高明,就说他是 “当代华佗”;医德高尚,就说他是“当代自求恩”。说某人工作刻苦,动不动就 说他废寝忘食,甚至说他连续儿天儿夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之辞既 不真实,也不感人,效果往往适得其反。还有人热衷于一些空洞轻浮的言辞,例 如,“一把手亲自抓,县委委员人人抓,分管委员认真抓,主管部门直接抓,有关 部门配合抓,丰寸镇党委层层抓”,这些语言,也许它的作者还颇为得意,认为自 己抓住了经验,写出了文采。其实,这里面都是废话,什么经验也没有;虚饰之 辞,华而不实,还有什么文采可言,

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